Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail

kontakt@kxon.eu

Telefon

+49 461 50907369

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

2. Webseitenaufruf und Serverprotokolle

Beim Aufruf unserer Webseiten übermittelt dein Browser technisch notwendige Informationen an den Webserver. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Webseite auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten, technische Fehler zu analysieren und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Internetangebote.

Serverprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheitszwecke erforderlich ist. Längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall untersucht werden muss oder gesetzliche Pflichten bestehen.

3. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben. Dazu können Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Betreff, Nachricht und technische Projektdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage. Bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für sonstige Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten und nachvollziehbaren Kommunikation.

Das Kontaktformular enthält technische Schutzmechanismen gegen automatisierten Missbrauch. Dabei können technische Merkmale der Anfrage verarbeitet werden, soweit dies zur Abwehr von Spam und Angriffen erforderlich ist.

Für die interne Bearbeitung kann unser CODY-Bot die Mitarbeiterrolle auf unserem nicht öffentlichen Discord-Server über eine neue Kontaktanfrage informieren. Dabei wird ausschließlich der Betreff der Anfrage übermittelt. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichteninhalte werden nicht an Discord übertragen.

4. Live-Chat

Wenn du den Live-Chat nutzt, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Angaben. Hierzu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ausgewählter Gesprächsgrund, Nachrichteninhalte sowie Datum und Uhrzeit der Kommunikation.

Der Chat wird über unsere Webseite, eine eigene PHP-Schnittstelle und eine von KXON verwaltete MySQL-Datenbank verarbeitet. Discord dient ausschließlich als interne Benachrichtigungsstelle für berechtigte Mitarbeiter. Bei einem neuen Live-Chat wird dort nur der ausgewählte Gesprächsgrund angezeigt und die Mitarbeiterrolle benachrichtigt. Namen, E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalte werden nicht an Discord übertragen. Der eigentliche Gesprächsverlauf verbleibt in den von KXON betriebenen Systemen.

Zur Wiederherstellung einer laufenden Chat-Sitzung wird eine technisch notwendige Kennung im lokalen Speicher deines Browsers hinterlegt. Die Kennung dient ausschließlich der Zuordnung deiner Chat-Sitzung und wird nicht für Werbung oder Reichweitenmessung verwendet.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage. Bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für sonstige Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, geordneten und nachvollziehbaren Kommunikation.

Bitte übermittle im Live-Chat keine Passwörter, Zugangsdaten, vollständigen Zahlungsdaten oder andere besonders vertrauliche Informationen.

5. Kundenportal, Bestellungen und Vertragsabwicklung

Bei Registrierung, Bestellung und Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir Daten, die für die Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos sowie für die Erfüllung des jeweiligen Vertrags benötigt werden. Hierzu können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Zugangsdaten, Vertrags- und Produktdaten, Domainangaben, Rechnungsdaten, Kommunikationsinhalte, Supportanfragen sowie technische Protokolldaten gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die interne Arbeitsorganisation kann unser CODY-Bot die Mitarbeiterrolle auf unserem nicht öffentlichen Discord-Server über neue betriebliche Vorgänge wie Bestellungen, Rechnungen oder neue Kundenkonten informieren. Dabei wird ausschließlich die Art des Ereignisses übermittelt; Kunden-, Bestell-, Rechnungs- oder Zahlungsdaten werden nicht an Discord übertragen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Bitte verwende ein eigenständiges, ausreichend starkes Passwort und gib Zugangsdaten nicht an unberechtigte Dritte weiter.

6. Zahlungsabwicklung

Zur Abwicklung von Zahlungen werden die hierfür notwendigen Daten abhängig von der ausgewählten Zahlungsart an den jeweiligen Zahlungsdienstleister beziehungsweise das beteiligte Kreditinstitut übermittelt. Dazu können Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsbetrag, Währung, Transaktionsreferenz und zahlungsartspezifische Angaben gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zahlungsdaten, die unmittelbar beim Zahlungsdienstleister eingegeben werden, erhalten wir regelmäßig nur in Form einer Zahlungsbestätigung oder Transaktionsreferenz.

7. Cookies und lokale Speicherung

Unsere Webseiten können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken einsetzen. Diese sind erforderlich, um Grundfunktionen wie Navigation, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Formularschutz, Login und Warenkorb bereitzustellen.

Der Zugriff auf Endgeräteinformationen erfolgt bei technisch notwendigen Funktionen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich je nach Zweck insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Optionale Technical- und Analytics-Funktionen werden nur nach vorheriger Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage ist dann § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anonyme Grundstatistik ohne Analytics-Einwilligung

Unabhängig von einer Analytics-Einwilligung führen wir eine stark reduzierte, serverseitige Grundstatistik. Dabei wird pro Seitenrequest ausschließlich der aufgerufene Seitenpfad ohne Querystring, der HTTP-Status und eine normalisierte Einordnung als Browser/Mensch, Bot/Crawler oder unbekannter Client gezählt. Bei erkannten Bots wird nur eine allgemeine Bezeichnung wie „Googlebot“, „Bingbot“ oder „Sonstiger Bot“ gespeichert. Die Zähler werden bereits beim Speichern nach Stunde, Seite und Kategorie zusammengefasst. Es entstehen dabei keine Besucherprofile oder Sitzungsverläufe.

Für diese Grundstatistik setzen wir keine Cookies, keine Local- oder Session-Storage-Kennung und keine sonstige Kennung auf dem Endgerät. IP-Adressen und vollständige Roh-User-Agents werden nicht in der Statistik gespeichert. Der User-Agent wird lediglich während der laufenden Serveranfrage ausgewertet, um bekannte Bots und Crawler zu erkennen; gespeichert wird nur die normalisierte Kategorie. Die aggregierten Grundstatistiken werden nach 24 Monaten gelöscht.

Selbst gehostete Webseiten-Analytics nach Einwilligung

Wenn du der Kategorie „Analytics“ zustimmst, werten wir die Nutzung unserer öffentlichen Webseite zusätzlich mit einer eigenen, auf KXON-Systemen betriebenen Lösung aus. Erfasst werden ausschließlich Daten, die uns helfen, Inhalte, Navigation und Angebote zu verbessern: Browsersprache, normalisierter Gerätetyp, Browser- und Betriebssystemfamilie, Besucherquelle beziehungsweise verweisende Domain, aufgerufener Seitenpfad sowie die Zeit, in der die jeweilige Seite tatsächlich sichtbar und aktiv genutzt wurde. Kampagnenparameter wie utm_source, utm_medium und utm_campaign können ebenfalls ausgewertet werden.

Bei einer Domainprüfung auf unserer Domainseite speichern wir nach Analytics-Einwilligung außerdem die geprüfte Domain, die Domainendung und das Ergebnis der Prüfung. Dadurch können wir erkennen, nach welchen Domainnamen und Endungen tatsächlich gesucht wird. Inhalte von Formularen, Live-Chats, Passwörter, Mausbewegungen oder Tastatureingaben werden nicht für Analytics erfasst.

Für die Zuordnung innerhalb einer Browser-Sitzung wird eine zufällige Sitzungskennung im Session Storage verwendet. Sie wird beim Schließen der Browser-Sitzung beziehungsweise beim Widerruf der Analytics-Einwilligung entfernt. IP-Adressen und vollständige Roh-User-Agents werden nicht in den Analytics-Tabellen gespeichert. Ein grober Ländercode wird nur übernommen, wenn unsere Server- oder Proxy-Infrastruktur diesen bereits technisch bereitstellt; es findet hierfür keine zusätzliche Abfrage bei einem externen Geolokalisierungsdienst statt.

Die Analytics-Rohdaten werden regulär nach 90 Tagen gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Verweise auf soziale Netzwerke

Unsere Webseite enthält einfache Links zu Profilen auf Facebook, Instagram, Discord, LinkedIn und X. Solange du diese Links nicht anklickst, wird durch die bloße Darstellung der Verweise nach unserer Gestaltung keine Verbindung zu den Plattformen aufgebaut.

Beim Aufruf eines externen Profils gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers. Dieser kann insbesondere IP-Adresse, Geräteinformationen, Kontodaten und Nutzungsverhalten verarbeiten. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen unmittelbaren Einfluss.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, soweit dies für Hosting, Infrastruktur, E-Mail-Kommunikation, Kundenverwaltung, Support, Domainregistrierung, Zertifikatsbereitstellung, Zahlungsabwicklung oder technische Wartung erforderlich ist. Diese erhalten nur diejenigen Daten, die für die jeweilige Leistung benötigt werden.

Soweit Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweisinteressen oder laufenden Rechtsansprüche entgegenstehen.

• Vertrags- und Rechnungsunterlagen können aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben über mehrere Jahre aufzubewahren sein.
• Kontaktanfragen und Live-Chat-Verläufe werden gelöscht, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Die reguläre technische Aufbewahrung der Live-Chat-Daten ist derzeit auf bis zu 180 Tage ausgelegt.
• Kundenkonten und zugehörige Vertragsdaten werden nach Vertragsende entsprechend gesetzlicher Pflichten und berechtigter Nachweisinteressen behandelt.

11. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen dir insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über deine verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@kxon.eu. Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde deines Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

12. Widerspruch gegen Direktwerbung und berechtigte Interessen

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

13. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstigem Missbrauch zu schützen. Die Übertragung unserer Webseiten erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem Risiko und dem Stand der Technik fortlaufend überprüft.